Fastighetsförvaltning brukar delas in i ekonomisk och teknisk förvaltning, ofta kompletterat med en administrativ del som rör uthyrning och hyresgästkontakt. Gränserna är inte alltid knivskarpa, men uppdelningen hjälper dig att förstå vad som behöver göras, vem som bör göra det och var det finns risk att något faller mellan stolarna.
Vill du se hur båda delarna kan samlas i ett och samma system? Boka ett kostnadsfritt digitalt möte så visar vi hur det fungerar i Mowida.
Vad är ekonomisk förvaltning?
Ekonomisk förvaltning omfattar allt som rör pengarna i beståndet. Dit hör hyresavisering, bevakning av inbetalningar, påminnelser och inkasso, bokföring samt budget och prognos. Bokslut, deklaration och hantering av fastighetsskatt eller fastighetsavgift ingår också, liksom hyresjusteringar och underlag inför hyresförhandlingar.
Den ekonomiska förvaltningen handlar dessutom om uppföljning. Det är här nyckeltal som driftnetto och vakansgrad räknas fram och används för att fatta beslut om allt från investeringar till hyresnivåer.
Vad är teknisk förvaltning?
Teknisk förvaltning handlar om själva byggnaderna. Det omfattar drift och skötsel av installationer som värme, ventilation, el och vatten, men också felanmälningar, planerat underhåll och besiktningar vid in- och utflyttning.
Till den tekniska förvaltningen hör även en rad kontroller och krav som följer av lagar och föreskrifter. Några av de vanligaste är:
obligatorisk ventilationskontroll, OVK
energideklaration
systematiskt brandskyddsarbete, SBA
besiktning av hissar och lekplatser
radonmätning
En välskött teknisk förvaltning bygger på en underhållsplan som visar vad som behöver göras de kommande åren och ungefär vad det kommer att kosta. Samtidigt är det ofta felanmälningarna som hyresgästerna märker mest av, så ett flöde som fungerar i vardagen är minst lika viktigt som den långsiktiga planen.
Därför hänger delarna ihop mer än man tror
Även om ekonomisk och teknisk förvaltning är olika discipliner påverkar de varandra hela tiden. Varje underhållsinsats syns i driftnettot. En renovering som höjer standarden kan motivera en hyresjustering. Och ett akut stambyte som ingen planerat för kan rubba hela budgeten.
När informationen om ärenden, utförda arbeten och ekonomi ligger i separata system blir det svårt att se sambanden. Den tekniska förvaltaren vet vad som behöver göras, men inte alltid vad det betyder för ekonomin, och tvärtom.
Och den administrativa förvaltningen?
Den administrativa förvaltningen ligger ofta mellan de två andra. Den rör uthyrning, intresselistor, hyresavtal och kommunikationen med hyresgästerna. I vissa bolag räknas den in i den ekonomiska förvaltningen, i andra sköts den av en uthyrare. Det viktiga är inte vad den kallas, utan att någon faktiskt äger frågorna.
Vem ansvarar för vad?
I mindre fastighetsbolag sköter ägaren ofta båda delarna själv, kanske med hjälp av en redovisningsbyrå för bokföringen och en fastighetsskötare för det praktiska. I större bolag finns separata roller eller en extern förvaltare. Oavsett upplägg är det viktigt att alla arbetar utifrån samma information och vet var gränserna går. Skriv gärna ner ansvarsfördelningen, särskilt om delar av förvaltningen ligger hos externa parter.
Ett system för båda delarna
I Mowida samlas den ekonomiska och tekniska förvaltningen i samma plattform. Hyresavisering, hyresprickning och koppling mot Fortnox finns på ena sidan. Felanmälan, ärendehantering, statistik över utförda arbeten och information om vilka artiklar som finns i varje objekt finns på den andra. Ekonomen, fastighetsskötaren och du kan få egna inloggningar med rätt behörighet.
Samla ekonomisk och teknisk förvaltning på ett ställe
Är du nyfiken på vårt fastighetssystem och vill veta hur vi kan underlätta din vardag som fastighetsägare? Vi erbjuder dig ett kostnadsfritt digitalt möte där vi ger dig en personlig demo av vårt fastighetssystem och svarar på dina frågor. Du kan antingen bli uppringd eller själv välja en tid som passar dig.
Kontakta oss gärna vid frågor, funderingar eller förfrågningar om eventuella samarbeten.