Hyresavin är det dokument hyresgästerna oftast ser och får från sin hyresvärd. Den kommer varje månad eller kvartal, och när den är tydlig och korrekt märks den knappt. När den innehåller fel märks den desto mer, i form av samtal, felaktiga inbetalningar och tid som går åt till att rätta till saker. Här går vi igenom vad en hyresavi är, vad den bör innehålla och hur du gör hanteringen enklare.
Vill du se hur aviseringen fungerar i vårt fastighetssystem? Boka ett kostnadsfritt digitalt möte så visar vi dig.
Vad är en hyresavi?
En hyresavi är ett betalningsunderlag som hyresvärden skickar till hyresgästen inför varje betalningsperiod. Den talar om vad som ska betalas, när det ska vara betalt och hur betalningen ska göras. I vardagligt tal används hyresavi och hyresfaktura ofta som synonymer.
För bostäder ska hyran, om inget annat avtalats, betalas senast sista vardagen före varje hyresperiods början. För lokaler är kvartalsvis avisering vanligt. Värt att känna till är att hyresgästen är skyldig att betala hyran i tid även om ingen avi har kommit fram. Avin är alltså en service och ett verktyg för att få in rätt betalningar, minska frågor och inte ett villkor för att hyran ska förfalla.
Vad ska en hyresavi innehålla?
En tydlig hyresavi gör det enkelt för hyresgästen att betala rätt och för dig att pricka av betalningen. Följande uppgifter bör finnas med:
hyresvärdens namn och kontaktuppgifter
hyresgästens namn
objektets adress samt lägenhets- eller objektnummer
vilken period betalningen avser
grundhyra och eventuella tillägg, till exempel parkering, förråd, el, vatten eller bredband
totalbelopp och förfallodag
betalningsuppgifter som bankgiro och OCR-nummer
OCR-numret är lätt att underskatta. Utan det blir det betydligt svårare att koppla en inbetalning till rätt hyresgäst, särskilt när någon betalar för en annan eller slår ihop två månader. Genom korrekt kontroll på OCR-nummer kan hyresprickningen helt automatiseras.
Extra krav för lokaler med moms
Hyr du ut lokaler eller objekt med moms behöver avin uppfylla kraven på en faktura enligt momsreglerna. Det innebär bland annat ett unikt löpnummer, ditt momsregistreringsnummer samt momssats och momsbelopp. Här lönar det sig att stämma av med din ekonom eller revisor.
Vanliga misstag på hyresavier
De flesta fel uppstår när något har ändrats. En hyreshöjning eller indexuppräkning som inte förts in, ett tillägg för parkering som glömts bort när hyresgästen sa upp platsen eller en avi som skickas ut för sent efter en inflyttning. Gemensamt för felen är att uppgifterna hanteras på flera ställen och därmed försenas utskicket av hyresavin.
Ett annat vanligt problem är otydliga tillägg. Står det bara ett totalbelopp på avin är det svårt för hyresgästen att förstå varför beloppet har ändrats, och då ringer många hellre än betalar. Specificera därför varje del för sig, och skicka avierna i god tid före förfallodagen så att hyresgästen hinner planera betalningen.
Hyresavier i digital form
Allt fler hyresgäster vill ha sina hyresavier digitalt, via E-faktura eller e-post, eller slippa avin helt med AutoGiro. I Mowida skapar du avierna direkt i plattformen eller via en koppling mot Fortnox.
Med integration mot Fortnox ekonomisystem räcker några klick för att fakturering, bokföring, periodiseringar och utskick ska ske, och när Fortnox är kopplat till banken prickas betalningarna av automatiskt. Eftersom villkoren hämtas från hyresavtalet följer ändringar med till nästa avi. Missar någon att betala sköts påminnelser och inkasso via Mowidas system.
Vill du förenkla hanteringen av hyresavier?
Vi erbjuder dig ett kostnadsfritt digitalt möte där vi ger dig en personlig demo av vårt fastighetssystem och svarar på dina frågor. Du kan antingen bli uppringd eller själv välja en tid som passar dig.
Kontakta oss gärna vid frågor, funderingar eller förfrågningar om eventuella samarbeten.